Doczilla Pro — веб-платформа сквозной автоматизации документооборота: от создания и редактирования документов до их согласования.
Doczilla Pro предназначена для решения следующих задач:
Быстрая подготовка документа: создание и редактирование документа во встроенном текстовом редакторе, который обладает всеми необходимыми функциями для профессиональной работы с текстом;
Загрузка и автоматизация готовых документов: загрузка готовых документов в текстовый редактор и последующая их автоматизация в целях оптимизации процесса управления документами;
Упрощенный механизм формирования текста: упрощение процесса создания документа путем использования готовых формулировок и шаблонов, что существенно сокращает время подготовки документов;
Ускорение заполнения документа: применение библиотеки формулировок позволяет быстро находить и вставлять подходящие текстовые блоки, что ускоряет процесс создания и редактирования документов;
Перевод юридической документации в автоматизированные шаблоны: преобразование любого типа юридической документации в формат автоматизированного шаблона, что позволяет снизить количество ручной работы и повысить точность подготовки документа
Организация согласования документов: отправка документов на согласование с возможностью настройки маршрутов, назначения исполнителей, контроля статусов и автоматизации процесса утверждения;
Совместная работа с документами: предоставление доступа пользователям с различными уровнями прав для просмотра, комментирования, рецензирования в режиме записи изменений, редактирования, принятия и отклонения изменений;
Доступ к актуальной информации: обеспечение доступа к актуальной информации из баз данных Федеральной налоговой службы, справочников КЛАДР и ФИАС, а также автоматическое заполнение соответствующих полей в документе;
Интеллектуальная поддержка работы с документами (опционально, при подключённом модуле AI): использование ассистентов и общего AI-чата для генерации текста, интеллектуальной проверки и анализа содержания документов, что повышает скорость и качество их подготовки.
Платформа представляет собой комплексное решение, объединяющее следующие инструменты и модули:
• Конструктор документов — интерфейс для создания интерактивных шаблонов и управления ими
• Текстовый редактор — встроенный инструмент для создания и редактирования документов в формате .docx, поддерживающий стандартные функции форматирования текста, таблиц и изображений
• Файловое хранилище — централизованная система для хранения, структурирования и управления файлами любых типов с возможностью настройки доступа
• Библиотека формулировок — сборник проверенных и юридически выверенных текстовых блоков, предназначенный для стандартизации и ускорения подготовки документов
• Справочники — структурированные наборы данных (внутренние или интегрированные из внешних систем) для автоматического заполнения полей документа
• Общие диски — выделенное пространство для коллективного хранения файлов и совместной работы команд над документами в реальном времени
• Согласование (Workflow) — модуль для организации процессов согласования документов, постановки задач и контроля их выполнения внутри компании и с внешними контрагентами
• Doczilla AI — модуль искусственного интеллекта для генерации текстов, анализа рисков в договорах, работы AI-ассистентов и анонимизации данных
Перед началом работы, давайте разберемся с терминологией.
| Термин | Определение |
| Администратор системы | Пользователь с максимальным уровнем прав доступа, ответственный за управление учетными записями, настройку ролевой модели, параметров безопасности и общую конфигурацию системы |
| Анкета (опросный лист, .docz) | Документ, созданный на основании шаблона и содержащий интерактивные элементы (переменные, вопросы, условия и мультипликаторы), предназначенный для ввода пользователем значений с целью формирования итогового документа |
| Документ (.docx) | Цифровой объект, предназначенный для хранения и свободного редактирования текстовой информации средствами встроенного редактора. В отличие от шаблона или анкеты, он не обладает признаком интерактивности (не содержит интерактивные элементы) |
| Пользователь | Роль, предназначенная для работы с готовыми шаблонами. Основные задачи включают создание и заполнение анкет (опросных листов) для формирования проектов итоговых документов, их последующее сохранение, редактирование и скачивание на устройство |
| Схема | Область шаблона для визуального проектирования структуры и логики документа путем размещения и настройки иерархии интерактивных элементов (переменных, вопросов, условий и мультипликаторов) |
| Формулировка | Стандартный, часто используемый текстовый блок (пункт договора, условие или абзац), хранящийся в Библиотеке формулировок для многократного использования в различных документах |
| Шаблон (.dotx) | Автоматизированный в Doczilla документ, из которого можно создавать анкеты. В шаблоне создается схема и блоки для последующего формирования анкеты |
| Эксперт | Специалист, ответственный за автоматизацию документации: создание и разметку интерактивных шаблонов, настройку логических связей (переменных, условий) и управление библиотекой формулировок |
Сочетания клавиш
Использование горячих клавиш Doczilla Pro позволяет значительно ускорить создание, редактирование и управление документами.
Текстовый редактор
| Отменить действие |
CTRL + Z | Выравнивание по левому краю |
CTRL + L
|
| Вернуть действие |
CTRL + Y
|
Выравнивание по правому краю |
CTRL + R
|
| Вырезать текст |
CTRL + X
|
Выравнивание по центру |
CTRL + E
|
| Вставить текст |
CTRL + V
|
Выравнивание по ширине |
CTRL + J
|
| Копировать текст |
CTRL + C
|
Свернуть дерево вопроса |
⇦
|
| Вставить разрыв страницы |
CTRL + ↵
|
Развернуть дерево вопроса |
⇨
|
| Вставить перенос строки |
SHIFT + ↵
|
Предыдущая/следующая страница |
PageUp/PageDown |
| Выделить всё |
CTRL + A
|
Поиск по документу |
CTRL + F
|
| Показать непечатаемые символы |
CTRL + *
|
Поиск по документу с заменой |
CTRL + H
|
| Привязать текст к элементу схемы |
CTRL + D
|
|
|
Файловая система
| Переименовать |
F2 | Перейти на уровень выше |
backspace
|
| Отметить файл |
пробел
|
Обновить список файлов |
CTRL + R |