Автоматизация ДДУ и ДКП

Как мы автоматизировали подготовку ДДУ и договоров купли-продажи квартир в строительной компании

Ключевые результаты

О компании

Юристы компании составляли около 100 договоров каждый месяц. По сравнению с другими застройщиками это немного, ведь большая часть сделок была связана с продажей элитной недвижимости, в которой априори мало квартир. А так как компания постепенно переходит на строительство ЖК эконом- и комфорт-класса, договоров становится значительно больше.

Но даже 100 документов в месяц отнимали достаточно много времени на составление, проверку и согласование. Рутина перегружала сотрудников и не давала развиваться в профессиональном плане.

Вот, как раньше выглядел маршрут согласования договора:

1. менеджер по продажам заводил в CRM условия на приобретение объекта недвижимости
2. руководитель согласовывал сделку
3. делопроизводитель проверял условия и выбирал подходящий шаблон договора из сотен образцов и заполнял реквизиты
4. в половине случаев клиенты присылали правки, например, если хотели изменить условия оплаты, например воспользоваться рассрочкой или ипотекой
5. юристы согласовывали правки и отправляли документ в 1С
6. если на предыдущих этапах всё в порядке, договор распечатывали и подписывали

Первичная подготовка одного договора в MS Word занимала примерно 30 минут. В процессе подготовки документов были заняты три делопроизводителя. Если клиент присылал правки, к работе дополнительно подключались один из двух юристов: они проверяли, можно ли заключить договор на новых условиях и не противоречит ли он закону.

Главные проблемы в работе с документами у девелопера

Ошибки в договорах

Из-за ежедневной однообразной работы растет риск допустить ошибку в документе: выбрать не тот шаблон, внести не те изменения или перепутать цифру в реквизитах. Неточности грозят ухудшением репутации компании и снижением лояльности клиента, поэтому юристы были вынуждены неоднократно перепроверять каждую букву, что лишь добавляло стресса и монотонности в и без того непростую работу.

Низкая скорость подготовки документов

Юристы и делопроизводители компании были вынуждены поддерживать в актуальном состоянии 400 типовых шаблонов договоров купли-продажи квартир. В одном договоре может быть предусмотрен аккредитив, в другом рассрочка, в третьем — ипотека. Если изменился закон, то по каждому объекту приходилось переделывать 20−25 форм. Пока застройщик продавал только дорогие квартиры, скорость подготовки документов была не критична, по 10−15 договоров в день можно успевать делать даже в MS Word. Однако компания добавила в портфель более доступные по ценам ЖК — квартир для продажи становится больше, договоры нужно делать быстрее.

Форс-мажоры

Без автоматизации документооборота любая неординарная ситуация легко оказывается чрезвычайной. Например, когда компания переехала из одного офиса в другой, изменились КПП и юридические адреса дочерних компаний. Чтобы не затягивать заключение договоров, юристам пришлось всю ночь вручную менять реквизиты в 400 типовых шаблонах, ведь наутро процесс заключения договоров продолжился и документы нужно было подписывать с правильными реквизитами.

Несоответствие ожиданиям клиентов

На рынке недвижимости в последние годы появилось много цифровых продуктов: подписание договора электронной подписью, система безопасных расчетов, электронная регистрация. Эти решения улучшают, упрощают взаимодействие покупателя и застройщика. У покупателя формируется ожидание, что процессы и дальше будут простыми и удобными, и чтобы соответствовать этому ожиданию, нужно было увеличивать скорость подготовки документов.

Как пытались решить проблемы

Фокус компании всегда был на отсутствие ошибок в договорах. Чтобы сократить количество ошибок, в компании ввели денежные штрафы для делопроизводителей. Проблему это не решило: штрафы не сделали сотрудников внимательнее, но лишь добавили стресса к монотонной работе.

Тогда в компании изменили маршрут согласования документов — юристы стали проверять договоры еще до отправки клиенту. Квалифицированные специалисты были не в восторге от ежедневной сверки паспортных данных и реквизитов помещений, поэтому такой вариант тоже не подошел.

Делопроизводители попробовали автоматизировать документооборот своими силами. Раньше в компании работали только с CRM «Битрикс». Сотрудники попытались заставить систему автоматически формировать договоры на основе вариативного шаблона. Отчасти получилось: данные из CRM подтягивались в договоры — но формы (а их больше 1500) приходилось заводить вручную. Оказалось, что в «Битрикс» можно только вставлять в договоры переменные, а добиться вариативности нельзя. В целом, внедрение СЭД — чаще всего лишь первый этап автоматизации, после него логичным шагом будет подключение конструктора документов (который интегрируется с СЭД).

В компании также попробовали начать работу с цифровым помощником для юристов nlogic от компании «Мегафон», но он не подошел из-за неинтуитивного интерфейса, поэтому поиски продолжились.

В итоге юристы остановили выбор на конструкторе документов Doczilla Pro исходя из следующих параметров:

• Интуитивно-настраиваемая анкета: можно самостоятельно задать вопросы для сотрудников на понятном им языке и прописать варианты ответов. Сотрудники не работают с текстом документа, они просто отвечают на вопросы анкеты, и документ формируется автоматически
• Понятный и удобный интерфейс без лишних элементов. Разобраться может даже неопытный пользователь
• Автозаполнение документа благодаря интеграции с CRM, реестрами и внутренними базами
• Вариативность

Что надо было сделать

Основная задача была — ускорить выход на сделку. Для этого надо было максимально оптимизировать работу по внесению данных, исключить ошибки и необходимость перепроверять документы.

На старте проекта была идея сделать один супер-вариативный шаблон, который заменит 400 типовых форм.

«Было страшно представить объем одного интерактивного шаблона, который может закрыть все вопросы с автоматизацией. В то же время очень хотелось решить проблему раз и навсегда, поэтому мы просто попробовали и не пожалели», — говорит юрисконсульт компании.

Cложности автоматизации в девелоперском бизнесе

Мы придумали универсальный интерактивный шаблон, который закрывает вообще все договоры купли-продажи компании на всех объектах недвижимости, но он получился огромным — интерактивный документ на 300 страниц. Из-за такого объема информации работать с документом было непросто, и в нем появлялись ошибки: терялись данные, путались делопроизводители. На поиск и устранение ошибок тратилось слишком много времени.

В компании сделали вывод, что один шаблон не всегда упрощает работу, поэтому решили уйти от этой утопической идеи и вместо одного шаблона создать несколько — отдельный интерактивный шаблон для каждого девелоперского проекта.

Что сделала команда Doczilla

• Автоматизировала работу с договорами купли-продажи для четырех жилых комплексов.
• Провела интеграцию с Bitrix24, чтобы информация о покупателях, объектах недвижимости и условиях сделок заполнялась автоматически.
• Провела интеграцию с ЕГРЮЛ и внутренними базами данных.
• Создала внутренний справочник доверенностей. Теперь делопроизводителям не нужно вручную прописывать данные из нотариальных доверенностей: достаточно выбрать подписанта и объект недвижимости, после чего информация автоматически попадает в договор и приложения к нему.

Результат и будущее

Документы готовятся в шесть раз быстрее. Составление договоров вручную занимало около получаса, а сейчас пять минут — и шаблон готов.

В договорах нет ошибок. Сотрудники физически не могут ввести неправильные паспортные данные или реквизиты объекта, потому что не работают с текстом документа напрямую, а отвечают на вопросы из анкеты. Условия договора заполняются из CRM и подтягиваются из государственных реестров.

Успевают готовить больше документов. Застройщик теперь формирует и согласовывает документы быстрее и в большем объеме, без увеличения штата.

В компании планируют научиться самостоятельно готовить интерактивные шаблоны в Doczilla Pro, а также автоматизировать не только договоры купли-продажи, но и другие документы, например, договоры резервирования или оказания услуг. Все договоры сейчас хранятся в базе 1С, поэтому в планах интегрировать Doczilla Pro с базой, чтобы готовые договоры сразу попадали на согласование в 1С.