Автоматизации

Автоматизация - элемент в настройках процесса, помогающий настраивать автоматическое создание подзадач, публикацию документов и многое другое. 

Автоматизацию можно задать для любого элемента процесса. Количество автоматизаций на один элемент может быть любым. Их добавление и удаление контролируется с помощью специальных значков

Добавление автоматизации:

 Удаление автоматизации:

 

(1) Автоматизация при старте - активируется в момент перехода к конкретной задаче

(2) Автоматизация при завершении - активируется в момент завершения конкретной задачи

При активировании чек-бокса на любую из этих автоматизации пользователю становятся доступны три вида автоматизации:

• DOTX: Публикация шаблона
• ЗАДАЧА: Создание подзадачи
• ФАЙЛ: Доступ к файлу

Автоматизация DOTX: Публикация шаблона

Позволяется автоматически опубликовать шаблон на конкретного пользователя (группу) с указанием в поле "Каталог" конкретной папки из раздела "Шаблоны", если это необходимо. Чаще всего используется на элементе "Выход". 

Автоматизация ЗАДАЧА: Создание подзадачи

Автоматически создает у задачи дополнительную подзадачу.

Настройки автоматизации:

(1) Название подзадачи - пользователь задает в этом поле наименование подзадачи

(2) Описание подзадачи - пользователь может описать подзадачу

(3) Тип задачи - маршрут, на основе которого создается подзадача

(4) Срок - количество времени, которое отводится на выполнение подзадачи

Автоматизация ФАЙЛ: Доступ к файлу

Данная автоматизация позволяет автоматически настроить доступ к файлу, участвующему в согласовании. При настройке автоматизации указывается конкретный пользователь (группа) и уровень доступа. О уровнях доступа к файлу можно почитать здесь. 

Автоматизация ФАЙЛ: Преобразовать формат документа

Данная автоматизация позволяет на любом шаге автоматически сохранить файл, участвующий в согласовании, в нужном формате и в нужной директории. 

Доступные форматы:

• PDF/X: Это стандарт для обмена графическими данными, который гарантирует, что документ будет правильно отображаться при печати. Он исключает элементы, которые могут вызвать проблемы при печати, такие как шрифты, которые не встроены.
• PDF/X-1a:2001: Этот формат требует, чтобы все шрифты были встроены, а цветовые данные были представлены в CMYK или в специальных цветах. Он исключает использование прозрачности и слоев.
• PDF/X-3:2002: Поддерживает как CMYK, так и цветовые пространства RGB и Lab, что позволяет использовать цветовые профили ICC для управления цветом. Это делает его более гибким, чем PDF/X-1a.
• PDF/A-1a: Это стандарт для архивирования электронных документов. Он требует, чтобы все шрифты были встроены и использует метаданные для обеспечения долговременной сохранности документа.
• PDF/A-1b: Также предназначен для архивирования, но с меньшими требованиями к метаданным и структурной информации. Он гарантирует, что документ будет визуально идентичен при воспроизведении в будущем.

Автоматизация ФАЙЛ: Сохранение данных в БД

Автоматизация сохранения данных анкеты в базу данных приносит массу преимуществ для пользователей:

• Аналитика: сохраняйте данные анкет для проведения глубокого анализа и создания наглядных отчетов. Это поможет принимать более обоснованные решения на основе фактической информации (рис. 2).
• Автоматическое заполнение: ускорьте заполнение анкет благодаря повторному использованию ранее введенных данных. Это значительно экономит ваше время и снижает вероятность ошибок при вводе информации (рис. 3).

Рис. 1. Настройка автоматизации ФАЙЛ: Сохранение данных в БД

 

Рис. 2. Скачивание реестра данных заполнения анкеты для дальнейшего анализа

 

Рис. 3. Автоматическое заполнение полей анкеты данными из БД, сохраненными через автоматизацию