Абсолют Банк

Автоматизация подготовки кредитно-обеспечительной документации

Проблема

Сотрудники АКБ Абсолют Банк тратили значительное время на подготовку кредитной и обеспечительной документации, так как приходилось дополнительно проверять документы даже с типовыми условиями и согласовывать их между различными отделами банка, а также вручную вносить данные в документы из внутренней системы банка и вычищать инструкции по подготовке документа по тексту, в сносках и комментариях.

На создание некоторых необходимых документов могло уходить по четыре часа и больше.

Что надо было сделать

Перед нами стояла задача ускорить подготовку закладных, а также сложных документов с большим количеством условий и связей — кредитное соглашение и генеральное соглашение о порядке предоставления банковских гарантий. Также важно было исключить ошибки при подготовке этих документов.

Команда проекта со стороны заказчика включала более 20 человек направления кредитного администрирования (из обеспечительного отдела и из кредитного отдела), куратора, сотрудников розничного кредитования и IT-специалистов. Со стороны Doczilla работала команда legaltech-юристов, программистов, аналитик и менеджер проекта.

Что сделала команда Doczilla

Команда Doczilla создала интерактивные закладные на базе обычных шаблонов закладных в Microsoft Word для обеспечительного отдела банка. За счет интеграции Doczilla с внутренними базами данных банка вся информация о клиенте и условиях кредитования добавляется в закладную автоматически после указания ID сделки. Закладная меняет свое содержание в зависимости от условий конкретной сделки с клиентом. Сотрудник банка может в несколько кликов создать закладную любой сложности: указать тип ипотеки, срок, тип объекта, преференции и т. п. Мы подготовили закладную в формате, применимом в банке, в табличном виде.

Для кредитного отдела команда Doczilla перевела сложные многостраничные статические шаблоны документов из Microsoft Word в динамические интерактивные шаблоны Doczilla: кредитное соглашение и генеральное соглашение о порядке предоставления банковских гарантий.

Мы провели интеграцию с внутренней базой данных банка, а также подключили публичные реестры, в итоге сотрудник банка может работать в Doczilla, не заходя ни в какие другие базы данных и не переносить информацию в документ вручную.

С какими сложностями столкнулся банк и как их решил

Безопасность

Банки используют повышенные меры безопасности, поэтому для передачи данных применяются джамп-сервера и промежуточные хосты, соединяющие разнородные зоны безопасности и предполагающие контролируемый доступ между ними. Для проведения работ по интеграции Doczilla и внутренних систем данных банка мы взаимодействовали со специальным сотрудником банка, ведущим специалистом группы поддержки ПО отдела автоматизации, который контролировал каждую операцию.

Мы разворачивали систему Doczilla в закрытом контуре банка и выстраивали систему взаимодействия между Единым Хранилищем Данных банка, данными публичных реестров, внутренней сетью банка (в которой содержатся данные пользователей) и базой данных Doczilla.

В итоге пользователь может работать в Doczilla, не открывая дополнительных баз данных и не перенося данные из других баз и источников вручную. А информация, созданная в Doczilla, автоматически попадает во внутренние базы банка.

Команда Doczilla подписала соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (non-disclosure agreement) перед началом работы.

Сложные согласования

IT-специалисты команды Doczilla работали вместе с IT-департаментом банка и со специальным сотрудником банка, контролирующим джамп-сервер. Сотрудники обеспечительного и кредитного отделов передавали документы для их перевода из Microsoft Word в интерактивный формат и в дальнейшем тестировали созданные командой Doczilla интерактивные шаблоны и давали обратную связь.

Аналитик и менеджер Doczilla глубоко погрузились в работу внутренних баз данных банка, разобрались в хитросплетениях Единого Хранилища Данных, предложили реализовать логику по включению данных в интерактивные шаблоны Doczilla для корректного отображения информации (в случаях, когда из ЕХД приходило несколько типов информации о паспортных данных клиента). Юристы Doczilla разработали интерактивные шаблоны на основе полученных документов и выстроили логику между положениями для их автоматизации.

Некоторые сотрудники банка не верили в новый способ работы с документами, особенно с максимально сложными. Однако после нескольких тестов (когда стало очевидно удобство подготовки документов в Doczilla) коммуникация стала намного продуктивнее.

Работа по автоматизации подготовки документов привела к тому, что команда банка решила частично обновить программное обеспечение, и это позитивно отразилось на IT экосистеме и общих бизнес-процессах банка.

Интеграция с системами банка

У сотрудников департаментов розничного и корпоративного кредитования были типовые проблемы, которые, на первый взгляд, легко решаются конструктором: формирование документа из вариативных формулировок, а также автоматическая подгрузка данных из систем банка. Однако выяснилось, что из-за сложных внутренних систем периодически происходила рассинхронизация данных за короткие промежутки времени, и документы не могли быть сформированы корректно. Команда Doczilla предложила несколько решений по созданию правил использования данных, что обеспечило их корректную синхронизацию и помогло создать интерактивные шаблоны, отражающие актуальные данные о сторонах документа в нужных полях.

Сложные документы

Закладные: многосторонность и высчитывание графика платежей

Для внесения данных в закладные сотрудники были вынуждены открывать на экране две программы и копировать из клиентской CRM в Word, попутно вычищая сноски, цветную заливку и комментарии к шаблону на полях.

В Едином Хранилище Данных содержалась информация о четырех типах ролей (залогодатель, заемщик, созаемщик и дополнительный залогодатель), в то время как в закладной должна отражаться только информация о залогодателе и заемщиках. Команда Doczilla выстроила логику по преобразованию данных из четырех ролей в ЕХД для соответствующих полей в закладной.

Также мы реализовали возможность указывать несколько сторон в закладной автоматически (в случаях, когда залог предоставляется несколькими залогодателями, а также в случае нескольких поручителей).

В ЕХД содержится максимум информации по клиентам, что могло приводить к тому, что у клиента было несколько документов, идентифицирующих личность. Команда Doczilla предложила реализовать логику по включению такого документа по умолчанию, чтобы корректно отобразить данные в закладной.

В некоторых закладных также требовалось отражать график платежей по кредиту. Мы автоматизировали расчет платежей: Doczilla проверяет информацию по кредиту и графику платежей в ЕХД, считает количество периодов, расставляет их по порядку возрастания и высчитывает размер ежемесячного платежа сложением значения столбцов. Все расчеты производятся на фронтенде без глубоких вычислений на сервере и занимают несколько секунд (ранее такая работа длилась около часа, так как сотрудникам приходилось рассчитывать данные вручную).

Кредитное соглашение и генеральное соглашение о порядке предоставления банковских гарантий: многостраничные сложные документы

Кредитный отдел банка использует сложные документы — кредитное соглашение и генеральное соглашение о порядке предоставления банковских гарантий. Это документы на несколько десятков страниц с большим количеством условий, связей и комментариев.

Автоматизация этих документов заняла большое количество времени, потому что сам текст документа менять было нельзя, нужно было отталкиваться от утвержденной формы и прописывать все связи между положениями для того, чтобы появилась возможность создавать документ автоматически.

В итоге получилась анкета более, чем на 100 вопросов, на которые необходимо ответить пользователю. Автоматизация такого рода документов не дает кратного ускорения подготовки документа, однако в любом случае облегчает работу пользователя: пользователю не надо форматировать документ, перечитывать сноски и удалять комментарии: формулировки текста документа защищены от изменений и вероятность появления ошибок в автоматизированном документе сведена к нулю.

Автоматизация различных документов дает разные результаты. Преимущество автоматизации сложных документов состоит не столько в увеличении скорости подготовки документов, сколько в оптимизации работы по подготовке документов и устранению ошибок.

К чему могут привести ошибки в подобных документах? К финансовым потерям, риску проиграть суд.

Результат и будущее

В результате автоматизации подготовки закладных в Doczilla банк:

• в 4 раза увеличил возможности бэк-офиса по количеству сделок без увеличения штата
• на 400% ускорил работу по подготовке документов (сократил время подготовки закладной с 40 минут до 10)
• исключил ошибки в документах

В результате автоматизации кредитного соглашения и генерального соглашения о порядке предоставления банковских гарантий сотрудники банка могут составлять документы, просто отвечая на вопросы анкеты, и не тратить время на заполнение соглашения вручную и вычитку многочисленных сносок и комментариев к документу, чтобы убедиться, что договор корректно отражает все условия.

За счет такого упрощения погружение новых сотрудников в работу происходит в разы быстрее, ведь больше не требуется длительное обучение по подготовке документов.

После реализации проекта с кредитным и обеспечительным отделами IT-решениями Doczilla заинтересовались другие департаменты банка, и мы планируем в дальнейшем помочь с автоматизацией других документов (например, с договорами банковского счета) и обучить сотрудников банка самостоятельно создавать интерактивные шаблоны в Doczilla Pro для любых форм документов.

Посмотреть видео-отзыв Абсолют Банк об автоматизации с Doczilla: