МТС

Автоматизация подготовки закупочных документов

Документы готовились в MS Word

ПАО МТС начала глобальный переход к цифровой трансформации процессов и повышению внутренней эффективности, для этих целей в разных отделах собирали и тестировали различные инструменты.

Сотрудники компании работали с договорами аналоговым способом: готовили документы в Word, пересылали их по электронной почте, вносили данные вручную. Юридический отдел подготовил ряд типовых форм для оптимизации подготовки закупочной документации, но совершенно отсутствовала информация о том, как много сотрудников пользуется такими типовыми формами (и пользуются ли вообще), какие изменения они вносят в эти документы, сколько времени уходит на подготовку и согласование.

Хотелось убрать ошибки и автоматизировать работу

Возникла потребность упростить работу исполнителей, внедрить правильный CJM-инструмент, который бы позволил:

• устранить ручной ввод данных
• исключить риск потенциальных ошибок
• получить реальную статистику работы с документами (кто пользуется типовыми формами, какими именно, сколько времени уходит на подготовку и согласование документов), чтобы оптимизировать работу по их подготовке, создать корректный профиль сотрудников для такой работы и улучшить процессы найма

Пытались решить своими силами

Перевод договорного трафика в регионы

В целях оптимизации расходов подготовку документов решили передать в региональные офисы ПАО МТС. Исходили из того, что сотрудники региональных офисов смогут без проблем составлять стандартные документы на основе типовых форм, подготовленных юридическим отделом.

Однако выяснилось, что типовые формы оказались не такими уж и простыми, и стандартные документы готовились с ошибками, требовались дополнительная поддержка и обучение сотрудников региональных центров.

Тестирование решений по автоматизации подготовки документов

На необходимость оптимизировать процесс подготовки документов указала также аудиторская компания при проведении годовой проверки. В отчетах аудитора рекомендовалось использовать модуль программы/системы Oracle (лицензия на использование которой была у ПАО МТС) — Oracle Contract.

Однако при тестировании сотрудники компании столкнулись с ограниченным функционалом конструктора документов от Oracle, негибким интерфейсом, а сам Oracle не планировал развивать этот продукт и дорабатывать/разрабатывать фичи.

Команда МТС переключилась на поиск других доступных решений по автоматизации подготовки документов, начала анализ российских конструкторов, и выяснила, что…

… команда Doczilla как раз прошла в первый акселератор МТС — MTS StartUp Hub! Это означало, что можно максимально быстро выйти на пилотный проект и протестировать гипотезы по оптимизации подготовки документов при помощи конструктора.

Подготовили 50 шаблонов и подключили базы

Перед нами стояли задачи:

1. упростить процесс формирования документов, чтобы с этим мог справляться человек, не сильно погруженный в процессы подготовки документов и требования законодательства
2. передать функцию подготовки документов в региональные подразделения (+получить статистику использования типовых форм)

Команда Doczilla установила конструктор на сервера компании МТС, подготовила и согласовала с командой МТС около 50 интерактивных шаблонов закупочной документации, провела интеграции с внешними и внутренними базами данных.

Вместо различных типовых форм в Word, хранящихся на сервере в папках сотрудников юридического отдела, интерактивные шаблоны документов доступны в конструкторе, и можно не переживать, что форма устарела, недоступна, или что в типовой документ внесены несанкционированные правки. Потому что пользователь не может менять текст типового документа, он отвечает только на вопросы анкеты и документ формируется автоматически.

При заполнении документа в конструкторе Doczilla автоматически:

• подтягиваются сведения о контрагентах МТС из базы ФНС
• подгружаются данные из базы данных в Excel о подписантах, уполномоченных от имени МТС и ее дочерних компаний заключать договоры. Каждый подписант проверяется на предмет истечения срока действия полномочий и при попытке выбрать подписанта с истекающим сроком действия система уведомляет пользователя об этом
• проверяются контрагенты на угрозу ликвидации (если у партнёра в ЕГРЮЛ есть отметка о ликвидации, в форме Doczilla выводится соответствующее предупреждение)

Специально для МТС мы реализовали функционал поддержки логотипов в колонтитулах, загрузки документов в виде приложений к основному документу (включая загрузку документов в формате xlsx), а также переменные с уникальными кодами, которые позволяют повторно загрузить именно ту версию документа, которая была скачана пользователем в процессе работы.

Половина документов МТС готовится в Doczilla Pro

После подведения итогов пилотного проекта, проверки работы команды Doczilla службой безопасности, анализа рынка конструкторов в России, ПАО МТС приняла решение о масштабировании применения конструктора Doczilla на весь центр по работе с договорами.

Итоги внедрения конструктора Doczilla на лето 2021 года:

• 40−50% договорного трафика идет через конструктор Doczilla;
• более 60 сотрудников ПАО МТС постоянно работают с шаблонами в Doczilla, доступ к Doczilla есть у всех сотрудников МТС (например, к NDA (non-disclosure agreement);
• на 50% сокращен срок внутреннего согласования типовых документов (договор, созданный в Doczilla, идет по укороченной цепочке согласования, юристы исключены из цепочки);
• работа по подготовке документов передана в региональные офисы, что привело к сокращению операционных трат и более эффективному распределению задач среди сотрудников;
• исключены ошибки и риск потенциальных ошибок.

В планах — увеличить объем подготовки документов в Doczilla до 50−60% к концу 2021, (чтобы два из трех документов создавались в Doczilla); масштабировать использование конструктора на всю компанию ПАО МТС.

Подробнее — в видео