Рабочая область файлового хранилища выполнена в классическом стиле файловой системы, с интуитивно понятной навигацией.
Навигация доступна через боковую панель, объединяющую персональное пространство («Мои файлы»), разделы совместной работы («Доступные мне», «Общие диски», «Шаблоны»), а также «Недавние» файлы и «Корзину». В разделах хранилища вы можете создавать и загружать документы (проекты документов, шаблоны и файлы), объединять их в папки и настраивать права доступа для других пользователей.
Элементы файловой системы
В файловой системе доступны следующие элементы:
- Чек-бокс (1) - возможность выбора нужных документов для дальнейшего скачивания, копирования, перемещения или удаления.
- Название (2) - наименование файла (наименование документа связано к истории версий: при загрузке новой версии имя автоматически меняется на название загружаемого файла, а при восстановлении ранее сохраненной версии — возвращается к наименованию, соответствовавшему этой версии).
- Дата изменения (3) - отражает последнюю дату изменения. При наведении курсора на значение в столбце появляется всплывающая подсказка с точной датой и временем его создания.
- Автор (4) - автор версии файла.
- Комментарий (5) - здесь вы можете оставлять комментарии к документу.
- Кнопка "Создать" (6)
- Документ по шаблону: создание нового документа на основе выбранного шаблона, который затем автоматически открывается в редакторе для редактирования
- Новый документ: создание пустого неинтерактивного документа формата .docx.
- Интерактивный шаблон (опционально, для Эксерта): создание нового интерактивного шаблона формата .dotx с нуля
- Новую папку: создание папки (в текущей папке). Функция доступна в разделах «Мои файлы» и «Шаблоны». Позже созданную папку можно будет переместить при помощи действия «Переместить»
- Загрузить файлы: загрузка файлов любого формата для цели хранения и организации в системе. Открытие доступно только для файлов форматов .docx, .pdf и .jpg, в то время как другие файлы могут храниться для доступа и управления без возможности открытия и редактирования в системе
Максимальный размер одного загружаемого файла составляет 15 МБ, а срок хранения документов в Системе не ограничен (бессрочно).
Корзина
При удалении файлы помещаются в Корзину. Пользователь может очистить корзину, восстановить нужные файлы или безвозвратно удалить их.
Создание интерактивного шаблона
Шаблон (.dotx) - это автоматизированный документ, на основе которого в дальнейшем вы сможете создавать проекты документов.
Для создания шаблона необходимо сформировать его логическую схему и привязать к ней элементы документа. Данное действие доступно пользователю с ролью Эксперт. Подробный порядок разработки смарт-шаблонов приведен в соответствующем разделе.
Создание проекта документа
Проект документа (.docz)- это файл документа, который формируется на основе смарт-шаблона путем заполнения анкеты (опросного листа). Ответы в анкету могут вноситься вручную, выбором значений из справочников или автоматически через интеграционные сервисы. На основе этих данных система в режиме реального времени формирует и обновляет итоговый текст документа.